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RPA Anwendungsbeispiel

Einführung

Unter Robotic Process Automation (RPA) versteht man eine robotergesteuerte Automatisierung von Prozessen. Dabei handelt es sich aber nicht um Roboter im klassischen Sinn, sondern um Software Roboter, die den Anwender imitieren, indem sie seine Rollen und Aufgaben übernehmen. Sich wiederholende und regelbasierte Arbeitsschritte, die bisher der menschliche Sachbearbeiter ausgeführt hat, übernimmt der Roboter. Im Gegensatz zu klassischen Prozessautomatisierungssystemen ist bei RPA keine tiefergehende Änderung der Softwarearchitektur eines Unternehmens notwendig. Die bisher eingesetzten Anwendungssys­teme bleiben unangetastet.

Zum aktuellen Stand

Robotic Process Automation (RPA) gehört dank der geringen Kosten in der Einführung und der Kompatibilität mit anderen Systemen zu den für KMU bereits zugänglichen Technologien.

Telefónica O2 England hat seit 2015 über 160 Software-Roboter eingeführt, die in den 15 Kernprozessen inzwischen 400-500.000 Transaktionen pro Monat ausführen. Die Bearbeitungszeit mancher Prozesse reduzierte sich dadurch von Tagen zu Minuten und in nur drei Jahren konnte so ein Nettogewinn von 950.000 £ (≈ 1.090.000 €) erzielt werden (Lacity, Willcocks, Craig (2015). RPA at Telefonicea O2. The Outsourcing Unit Working Research Paper Series. 15/02).

Eine Motivation für die Einführung von RPA zeigt auch eine Studie der Meinungsforscher von Forrester Consulting, die die Auswirkungen von RPA auf die Effizienz und das Engagement der Mitarbeiter untersucht hat. Mehr als die Hälfte der Befragten berichteten von einer Neustrukturierung ihrer Arbeit, die ihnen mehr Zeit für menschliche Interaktionen ermöglicht und waren der Meinung sich dank RPA auf sinnvollere, strategische Aufgaben konzentrieren zu können.

Technologieverbreitung

Prototypen und Demonstratoren vorhanden
Branchenübergreifender Einsatz
KMU geeignet?

Technologiebeschreibung

Praxisbeispiele zur Funktionsweise von Softwareroboter

Im Bereich Rechnungswesen lässt sich beispielhaft darstellen, wie RPA die Verwaltung und Bearbeitung von Rechnungen vereinfachen kann.

Das alltägliche Extrahieren und Bearbeiten von Informationen aus Rechnungen kann auf Dauer ermüdend sein und zu Schleichfehlern führen, z.B. wenn der Bearbeiter durch einen Kollegen abgelenkt wird.

Überlässt man diesen Prozess dem RPA-Bot, kann dieser den Prozess in Teilen beschleunigen und sich als großer Unterstützer zeigen. Wie auch der Mitarbeiter sich die Mails mit den Rechnungen raussuchen und diese in einem gesonderten Ordner speichern würde, übernimmt dies vollständig der RPA-Bot.  Dabei ist der Bot in der Lage die wichtigsten Daten wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag zu extrahieren und kann über das Speichern in einer Excel Tabelle hinaus, auch noch die Beiträge verrechnen. Anschließend kann der Roboter die extrahierten Daten in einem CRM-System verarbeiten. Somit würde sich der Mitarbeiter mit den standardmäßigen Rechnung nicht mehr lange befassen und würde nur noch dann einschreiten, wenn die Rechnung beispielsweise Unregelmäßigkeiten aufweist.

Im Bereich der Logistik lässt sich beispielhaft darstellen, wie RPA die Bearbeitung einer Kundenanfrage vereinfachen kann

Die Bearbeitung von Kundenanfragen läuft in den meisten Fällen regelbasiert ab und eignet sich daher sehr gut für die Automatisierung mit einem RPA-Tool.

Der RPA-Bot imitiert hierbei komplett den Mitarbeiter und sucht sich die Mails mit den Kundenanfragen raus. Aus dem Anhang extrahiert der Roboter die wichtigsten Versandauftragsdaten – schneller als dies der Mitarbeiter erledigen würde. Mit der ausgewählten Information loggt sich der Software-Bot in dem entsprechenden Transportmanagementsystem ein und prüft die Ware auf Verfügbarkeit. Ist diese zu dem Zeitpunkt der Prüfung nicht auf Lager, kann der RPA-Bot dies als eine Ausnahme werten und an einen zuständigen Mitarbeiter weiterleiten. Sobald der Mitarbeiter den Bestand aktualisiert, übernimmt der Bot die weitere Bearbeitung und vereinbart einen Termin zum Abholen. Den Termin verschickt er in einer standardisierten Bestätigungsmail an den Kunden. Dem Mitarbeiter bliebe somit die monotone Routineaufgabe erspart und dieser könnte sich wichtigeren Prozessen im Unternehmen widmen, z.B. der intensiven Kundenbetreuung.

Im Bereich Kundenverwaltung lässt sich beispielhaft darstellen, wie RPA einen Adressänderungsprozess vereinfachen kann.

Die alltägliche Routineaufgabe der Adressänderung nimmt den Mitarbeiter für eine gewisse Dauer ein, in der alles manuell und zeitaufwändig erledigt werden muss. Zudem könnten dem Mitarbeiter Fehler passieren, die der Versicherung langfristig schaden würde.

Setzt man nun einen RPA-Bot für diesen Prozess ein, so können Fehler dezimiert und eine effizientere Arbeitsleistung der Vorteil sein: Genau wie der Mitarbeiter nimmt auch der RPA-Bot den Wunsch zur Adressänderung auf, überprüft diese automatisch auf Korrektheit. Dabei findet er den Kunden schneller im Stammdaten-System als ein Mitarbeiter, obwohl sowohl Roboter, als auch Mensch auf derselben Benutzeroberfläche arbeiten. Nach Aktualisierung der Adressdaten kann der RPA-Bot direkt eine E-Mail veranlassen, die dem Kunden die Adressänderung bestätigt. Während dieser Prozess automatisch vom RPA-Bot erledigt wird, kann sich der Mitarbeiter kreativere und anspruchsvollere Tätigkeiten widmen. So werden der Versicherung mögliche Fehler erspart und mehr Mitarbeiter zu wissensintensiveren Tätigkeiten freigestellt, was langfristig zu mehr Effizienz und Erfolg führt.

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Unterschiedliche RPA-Systeme

Chancen für KMU

Entlastung von Routineaufgaben

Fehlerreduktion und Qualitätssteigerung

Höhere Effizienz und Produktivitätssteigerung

Hohe Anpassungsfähigkeit und Flexibilität

Kosteneinsparungen

24/7 Verfügbarkeit

Einfache und schnelle Einführung im Unternehmen

Return On Investment

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