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Einführung

Employee Self Service steht für Mitarbeiterselbstbedienung oder Mitarbeiterselbstverwaltung. Darunter versteht man eine Software, eine mobile Anwendung oder ein webbasiertes Programm, durch das die Mitarbeitenden Zugriff auf ihre personenbezogenen Daten haben. In der Anwendung können sie diese Daten anlegen und ändern oder Prozesse, wie Genehmigungen, anstoßen. Die Verantwortung der Datenkonsistenz liegt damit bei den Mitarbeitenden. 

Zum aktuellen Stand

Employee Self Service bietet den Mitarbeitenden eines Unternehmens die Möglichkeit, Verantwortung für die Verwaltung ihrer Daten und Prozesse zu übernehmen. Die Mitarbeitenden können mittels ihrer Zugangsdaten beispielsweise ihre digitale Personalakte eigenständig einsehen. Dort können sie ihre Stammdaten verändern und die eigene Adresse anpassen.

Employee Self Services werden vermehrt mit künstlicher Intelligenz verbessert. Zum Beispiel kann ein eingebauter Chatbot im Antragstool durch gezielte Fragen und durch natürlicher Kommunikation mit dem Nutzer die Anfertigung eines Antrags unterstützen. Die KI füllt bei entsprechender Verknüpfung die Stammdaten in dem Antrag automatisch aus.

Diese Art der Selbstbedienung beschleunigt die Prozesse um ein hohes Maß. Neben der höheren Transparenz und Datenqualität ist vor allem eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation ersichtlich. Die Mitarbeitenden haben ihre Daten im Blick und sind eigenständig für die Erhaltung und Aktualisierung derer verantwortlich.

Aus Sicht der Personaler ist die Zeitersparnis ein zentraler Vorteil der ESS. Diese betreuen die Mitarbeitenden nicht weiter bei zeitraubenden und repetitiven Anträgen oder sind mit der Datenaktualisierung beschäftigt. Die gewonnene Zeit kann für strategische Aufgaben, wie beispielsweise dem im Fachkräftemangel sehr relevanten Recruiting, genutzt werden.

In der Praxis sind die Themengebiete Datenaktualisierung, Antragsstellung, Abwesenheiten beantragen und Anwesenheiten verwalten von hoher Relevanz für ESS Anwendungen.

Technologieverbreitung

Kostenlose und kostenpflichtige Tools vorhanden
Branchenübergreifender Einsatz
KMU geeignet?

Employee Self Service in der Praxis

Arbeitszeiterfassung

Die Mitarbeitenden loggen sich per Smartphone oder Web-Applikation bei Arbeitsbeginn
und -ende in das ESS ein und aus. Dabei werden die genauen Arbeitszeiten erfasst. Angemessene Pausenzeiten können entweder automatisch mit einberechnet oder manuell von den Mitarbeitenden durch ein- und ausloggen eingebucht werden. Die Appliaktion erinnert sowohl Arbeitnehmer sich auszuloggen, als auch Arbeitgeber die Arbeitszeiten zu genehmigen.

Urlaubsanträge

Die Mitarbeitenden können eigenständig Urlaubsanträge stellen. Hierbei kann zwischen verschiedenen Abwesenheitsarten, zum Beispiel Urlaub oder Freizeitausgleich, gewählt werden. Stellvertreterregelungen und Abwesenheitssperren werden berücksichtigt. Die Applikation zeigt den Urlaubssaldo und eine Jahres- oder Monatsübersicht an. Der Arbeitgeber muss lediglich die Abwesenheitsanträge durch einen Klick genehmigen.

Reisekostenabrechnung

Während einer Reisetätigkeit können Belege von den Mitarbeitenden erfasst werden. Ebenfalls können anhand der angegebenen Reise- und Arbeitszeit die Spesen berechnet und automatisch beantragt werden. Der Arbeitgeber genehmigt bereits während der Geschäftsreise die Reisekosten per Klick in der App. Ebenso kann anhand der Reiseroute die Kilometerpauschale berechnet werden. Alle Belege und Angaben werden steuerkonform abgespeichert.

Persönliche Daten und Ereignisse

Liegt eine digitale Personalakte vor, können Mitarbeitende mit Hilfe von Login Daten Änderungen in ihrer digitalen Personalakte vornehmen. Die Prozesse der Adressänderung, der Eintrag eines Geburtstages oder einer Heirat werden an die Mitarbeitenden selbst übergeben. Sie sind für die Datenerhaltung und -aktualisierung verantwortlich.

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Fortbildungen beantragen

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Entgeltnachweise anfordern

3

Eigene Daten einsehen und verwalten

4

Reisekosten-
abrechnung

5

Dienstreise beantragen

6

Arbeitszeit-
erfassung

7

Abwesenheiten verwalten

8

Persönliche Ereignisse eintragen

Chancen für KMU

Verbesserte Datenqualität

Ressourcenersparnis

Transparenz

Eigenverantwortung

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Andere Technologien

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