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Einführung

Bei Desktop Acitivity Mining handelt es sich um eine Methode mit deren Hilfe die Möglichkeit gegeben wird, Benutzerinteraktionen auf der Detailebene von Bildschirmaktivitäten automatisiert aufzuzeichnen. Die gewonnenen Prozessvarianten können mit Process- und Data-Mining-Techniken konsolidiert werden, sodass sich daraus ein einheitliches Prozessmodell generieren lässt und einzelne Prozesse analysiert, dokumentiert und optimiert werden können.

Zum aktuellen Stand

Der zunehmende Fachkräftemangel setzt in vielen Bereichen die Wirtschaft vermehrt unter Druck, ihre administrativen Prozesse besser zu strukturieren und zu automatisieren. Zudem herrscht ein steigender Automatisierungsdruck durch hohen internationalen Wettbewerb und die fortschreitende Digitalisierung bei vielen Unternehmen aus dem Wettbewerb. Gerade Robotic Process Automation (RPA) bietet hier deutliche Mehrwerte, um Fachkräfte mit Bürotätigkeiten zu entlasten.

Eine Technologie, die im Rahmen der RPA dieser Problematik entgegenwirken könnte stellt das Desktop Activity Mining dar. Der generelle Ansatz besteht darin, die Bildschirmaktivitäten von unterschiedlichen Nutzern aufzuzeichnen, die einen gewissen Geschäftsprozess ausführen und zu einem einzigen Prozessmodell zusammen zu führen. Bildschirmaktivitäten sind in diesem Fall alle möglichen Interaktionen des Nutzers mit dem Bildschirm und dies reicht von Mausklicks bis hin zu Tastatureingaben.

Technologieverbreitung

Prototypen und Demonstratoren vorhanden
Branchenübergreifender Einsatz
KMU geeignet?

Funktionsweise

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Zentrales Element des Gesamtprogramms ist der Recorder. Dieser stellt eine eigenständige Windowsdesktopanwendung dar, die auf den Rechnern der Mitarbeitenden installiert und ausgeführt wird. Der Recorder zeichnet, nachdem dieser gestartet wurde, sämtliche Aktionen des Endanwenders auf. Dabei werden unterschiedliche Informationsquellen verwendet. So können Maus- und Tastatureingaben mitgeschnitten und Screenshots ereignisbasiert erstellt werden.

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Anschließend authentifiziert sich der Anwender gegen die Webanwendung. Ein Authentifizierungsmodul ist hier integriert, um die aufgezeichneten Daten einzusehen und dort manuell zu importieren. Neben dem lesenden Zugriff auf die Daten bietet die Anwendung dem Nutzer die Möglichkeit, diese im Nachhinein strukturiert zu modifizieren. Weiterhin stellt die Webanwendung dem Nutzer eine grafische Benutzerschnittstelle zur Verfügung, die es ermöglicht, gezielt Prozesse abzufragen.

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Der Datenbankservice schreibt die importierten Daten in eine zentrale Datenbank.

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Für das Process Mining gibt der Datenvorverarbeitungsservice Meta-Daten von Aktionen der Nutzer, welche mit den Ergebnissen der Bildverarbeitung kombiniert werden, an den Process Mining Service weiter. Hier werden voneinander isolierte Prozessinstanzen eines gleichen Prozesses in ein gemeinsames Prozessmodell überführt.

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Um nun die durch Desktop Activity Mining erfassten Daten automatisch in einem Softwareroboter Projekt verwertbar zu machen, müssen diese in eine für den Softwareroboter verständliche Form gebracht werden. Hierzu ist das Transfermodul zuständig, welches über den Datenbankservice die Informationen abfragt und in ein potenziell verzweigte Kette von Befehlssätzen übersetzt, die vom Softwareroboter abgearbeitet werden können.

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Diese Befehlsketten werden schließlich von dem Softwareroboter angefragt und ihm übermittelt. Zur Ausführung der Befehle verwendet der Softwareroboter verschiedene Schnittstellen zum Betriebssystem, um eigenständig Nutzeraktionen ausführen zu können.

Anwendungsfelder für Desktop Activity Mining

Mit der Nutzung von Desktop Activity Mining für das Feld Prozessanalyse wird das Problem angegangen, dass die heutige Prozessanalyse oftmals noch manuell abläuft, was hohe Kosten mit sich bringt und oftmals Nutzerinteraktionen vernachlässigt werden. Diese Herausforderungen werden durch Desktop Activity Mining mit der automatisierten Erfassung der Nutzeraktionen umgangen.

Ein weiteres wichtiges Anwendungsfeld ist die Prozessdokumentation, denn oft steckt Wissen von Abläufen ausschließlich in den Köpfen von Mitarbeitern, sodass oft keine aktuellen aufgezeichneten Dokumente von Prozessen vorhanden sind. Desktop Activity Mining greift hier mit der Dokumentation über das Aufnehmen von Bildschirmaufnahmen und das Anlegen eines Ablaufdiagramms ein.

Zudem lässt sich Desktop Activity Mining für den Bereich der Prozessoptimierung nutzen, da hierdurch die verschiedenen Prozesspfade der unterschiedlichen Nutzer miteinander verglichen und ein optimiertes Ablaufschema für den Ablauf des Prozesses aufgestellt werden kann. So ist zu sehen, wenn Nutzer A und Nutzer B eine gleiche Tätigkeit ausführen, aber auf unterschiedlichen Wegen und welcher Prozesspfad effizienter ausgeführt worden ist. Dadurch ist es möglich einen effizienten Pfad des Arbeitsprozesses festzuhalten, der gut zu visualisieren ist. Aspekte des Datenschutzes sind bei Desktop Activity Mining in Form von verschiedenen Maßnahmen umgesetzt, wie der anonymisierten Erfassung von Aktivitäten und durch die Möglichkeit nur ausgewählte Anwendungen zu erfassen.

Insbesondere Anwendungsgebiete, in denen sich wiederholende Aufgaben anfallen profitieren von der Prozessautomatisierung, die mit der Methode des Desktop Activity Minings einhergeht. Weiterhin ermöglicht es, Mitarbeiter von Routineaufgaben für anspruchsvollere Aufgaben freizustellen. Gleichzeitig ergibt sich hierdurch die Möglichkeit, bisher externe, ehemals „outgesourcte“ Prozesse wieder flexibel in das eigene Unternehmen zu integrieren, da diese Aufgaben künftig automatisiert und entsprechend des Aufkommens skaliert werden können.

Chancen für KMU

Zeitersparnis für Wissensweitergabe

Kostensenkung

Entdeckung von potenziellen optimalen Prozesspfaden

Höhere Flexibiltät bei Prozessintegration

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