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Rechnungsautomatisierung und Nutzung von Schnittstellen fĂŒr effizientere Übersetzung - Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum SaarbrĂŒcken - Mittelstandszentrum fĂŒr Industrie 4.0 im Saarland

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Das Unternehmen

Satherm GmbH mit ihrem Sitz in Saarwellingen ist spezialisiert auf den internationalen Vertrieb von elektrischen, mess- und regeltechnischen, mechanischen, hydraulischen Komponenten zum Bau und zur Instandhaltung von industriellen Anlagen. Mit ihren Kompetenzen in Zentraleinkauf/Beschaffung, Reparatur, Austausch und Ersatz, Beschaffung abgekĂŒndigter Komponenten, Notfall-Logistik sowie QualitĂ€tskontrolle bieten sie ihren Kunden die Vorteile einer Firma mit mehr als 40 Jahren Erfahrung.

Projektablauf

Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum SaarbrĂŒcken hat der Satherm GmbH bei der Identifizierung von Digitalisierungspotenzialen geholfen und dabei zwei Bereiche identifiziert: 1.) Automatisierung der Eingangsrechnung und 2.) Direkte Übersetzung der Artikel im eigenem System.

  1. Rechnungsautomatisierung: Mit dem stetigem Wachstum der Satherm GmbH, wĂ€chst auch das zu verarbeitende Rechnungsaufkommen. Dieser Prozess ist nicht nur zeitraubend fĂŒr die Mitarbeiter, sondern auch durch streng manuelle Bearbeitung geprĂ€gt. Im Projektverlauf ist fĂŒr diese Herausforderung eine Lösung in Form einer Rechnungsautomatisierung gefunden worden.
  2. Systeminterne Übersetzung: Die Kommunikation mit internationalen Lieferanten hat zur Folge, dass die unterschiedlichen Produktbeschreibungen im System in mehreren Sprachen verfasst sind. FĂŒr ein einheitliches VerstĂ€ndnis, wird hierfĂŒr eine schnelle und im System integrierte Übersetzung benötigt. HierfĂŒr eignet sich eine Übersetzungsmaschine, deren Schnittstelle in das unternehmenseigene Warenwirtschaftssystem integriert wird.

Projektstatus

Planungsphase 100%
DurchfĂŒhrungsphase 80%
Abschlussphase 50%

Vorgehen

  • Herausforderung

    Welches Problem sollte gelöst werden?

    Satherm hatte bisweilen Herausforderungen in zwei Bereichen:

    1. Rechnungsautomatisierung: Die Verarbeitung der Eingangsrechnung und deren Fakturierung ist insofern herausfordernd, dass der gesamte Prozess viel Zeit und Mitarbeiter beansprucht. Wobei der Prozess an sich klar strukturiert ist, festgelegten Ablaufregeln folgt und durch Monotonie bestimmt ist. Die entweder per Post oder per Email eingehenden Rechnungen, liegen zudem in einer unstrukturierten Form vor, die sich bei der Automatisierung als problematisch darstellen. In diesem Fall wurde nach einer Lösung gesucht, die Daten (Rechnungen) zu strukturieren und somit eine ideale Basis fĂŒr die Automatisierung zu bilden.
    2. Systemintegrierte Übersetzung: Durch viele internationale Kunden aus Frankreich, aber auch dem englisch-sprachigen Raum hat Satherm nach einer Lösung fĂŒr eine direkte Übersetzung der Artikel in ihrem Warenwirtschaftssystem gesucht. Mit dieser Lösung soll eine effizientere Abarbeitung der Bestellprozesse gewĂ€hrleistet werden.
  • Analyse

    Welche Informationen wurden betrachtet?

    FĂŒr die Konzeption der integrierten Übersetzung wurde das Warenwirtschaftssystem angeschaut und so wichtige Eckdaten identifiziert. Nach einer Kontaktaufnahme mit dem Entwickler, wurden alle wichtige Informationen bezĂŒglich der Schnittstellen genannt, die sich in das System problemlos integrieren lassen. FĂŒr die Konzeption des Automatisierungsprojektes wurde die Anzahl der zu verarbeitenden Eingangsrechnungen erfragt, sowie Informationen ĂŒber den Aufbauf. Durch die internationale Ausrichtung von Satherm, sind die Rechnung dementsprechend auf unterschiedlichen Sprachen. Wegen der Toolrecherche ist dies ein wichtiger zu beachtender Punkt.

    Analyse

  • Konzept

    Wie wurde das Problem angegangen?

    1. Rechnungsautomatisierung: In dem Fall, der Rechnungsautomatisierung, war es wichtig zum einen die unstrukturierten Daten „computerverstĂ€ndlich“ aufzubereiten und zu anderem eine Möglichkeit zu finden, Rechnungselemente vollstĂ€ndig zu extrahieren. Diese sollten automatisiert in ihr System aufgenommen werden. Hierzu wurden unterschiedliche OCR Anbieter verglichen sowie getestet. Dabei hat sich ein aufstrebendes Unternehmen aus dem Saarland durchgesetzt, das eine KI-Lösung im Bereich der Texterkennung in Rechnungen anbietet. Es wurde ein Kontakt zwischen den beiden Unternehmen geknĂŒpft und seither wird gemeinsam an dem Automatisierungsprojekt gearbeitet.
    2. Systemintegrierte Übersetzung: Bei der vollstĂ€ndigen ArtikelĂŒbersetzung, ist es wichtig, dass das Übersetzungstool in unterschiedliche Sprachen verstĂ€ndlich und natĂŒrlich ĂŒbersetzt. Zudem sollte eine Schnittstelle gegeben sein, die in das bestehende System einfach integrierbar ist. Nach einer Wirtschaftlichkeitsanalyse einiger Anbieter, hat sich ein deutsches Unternehmen mit ihrem auf maschinellem Lernen basierendem Tool durchgesetzt. Die Dokumentation der Schnittstelle wurde an Satherm ĂŒbermittelt.
  • Validierung

    Wie wurde das Konzept abgesichert?

    Noch ausstehend

    Validierung

  • Ergebnis

    Welche Lösungen wurden erzielt?

    Das Projekt ist aktuell noch in der finalen Umsetzungsphase. Was sich jetzt aber schon feststellen lassen kann, ist eine enorme zeitliche Ersparnis und Effizienzsteigerung in den Testphasen. Die Ergebnisse sind sogar so gut, dass sich eine hohe zwei-stellige Effizienzsteigerung erkennen lÀsst.

Erfolgsfaktoren

Integration von Schnittstellen

Vereinheitlichung der Datenbasis

Digitale Werkzeuge

Vernetzung mit Anwendungs-Entwickler

KĂŒnstliche Intelligenz (KI) ist bereits Bestandteil unseres Alltags geworden. Möchten auch Sie wissen, wie sich durch KI das Potential in der betrieblichen Praxis steigern lĂ€sst? FĂŒr diese und alle weiteren Fragen rund um das Thema KI in der GeschĂ€ftswelt unterstĂŒtzen Sie unsere KI-Trainer am Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum SaarbrĂŒcken.

Andere Projektbeispiele

Expertensystem zur Kennzeichnung von Materialien im Sondermaschienenbau

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Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum SaarbrĂŒcken ist Teil der Förderinitiative „Mittelstand-Digital – Strategien zur digitalen Transformation der Unternehmensprozesse“, die vom Bundesministerium fĂŒr Wirtschaft und Energie gefördert wird.

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