Rechnungseingangsautomatisierung durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz im Büro

Problemstellung

Der Prozess der Rechnungseingangsverarbeitung ist nicht nur zeitraubend für die Mitarbeiter:innen, sondern auch durch streng manuelle Bearbeitung geprägt. Die Herausforderung besteht darin, dass Rechnungen analog per Post und per Mail in unterschiedlichen Formaten im Unternehmen eingehen. Die Rechnungsdaten müssen erst einmal strukturiert und manuell ins Warenwirtschaftssystem zur weiteren Verarbeitung übertragen werden.

Durch die Prozessautomatisierung werden die Mitarbeiter:innen von repetitiven Tätigkeiten entlastet. Zudem werden Übertragungsfehler durch manuelles Abtippen vermieden und die Verarbeitung der Rechnungen kann schneller vonstattengehen. Dies spart Kosten und steigert die Effizienz.

Durch den Einsatz von OCR (Optical Character Recognition) werden die Rechnungsdaten digitalisiert und zur Verarbeitung bereitgestellt. OCR bietet damit die Grundlage für die weitere Prozessautomatisierung. Mittels Künstlicher Intelligenz werden die digitalisierten Daten extrahiert und durch Softwareroboter, auch RPA (Robotic Process Automation) genannt, automatisiert ins Warenwirtschaftssystem übertragen.

OCR wird u.a. als Grundlage für Dokumentenmanagementsysteme genutzt, um eine Weiterverarbeitung und Automatisierung von Papierschriftstücken, wie Rechnungen oder Lieferscheine, zu ermöglichen. RPA eignet sich besonders bei wiederholenden Routinetätigkeiten, wie z.B. im Bereich des Rechnungswesens oder der Kundenverwaltung.

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