KI-Büro – Unterstützung durch künstliche Intelligenz

Problemstellung

Routinierte Aufgaben ermüdigen nicht nur die Arbeiter:innen am Fließband. Auch die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an Computern haben wiederholende Tätigkeiten. Die Aufgaben werden wegen der Monotonie fehlerhaft bearbeitet. Entweder entstehen Fehler bei der Übertragnung von Daten oder beim Ablegen von Dokumenten und E-Mails.

Ein KI-Büro bietet in vielen Fällen eine Arbeitserleichterung für den Angestellten oder die Angestellte. Es wird nicht nur Zeit eingespart, sondern es fallen auch weniger Fehler an. Die hier beschriebenen Demonstratoren erleichtern die Arbeit bei Routineaufgaben und die Bedienung vom Computer. Zudem wird die Handhabung von Daten erleichtert und kann der Nutzerin oder dem Nutzer Inspirationen für die Arbeit geben.

  • Buchstabenerkennung (OCR)
  • KI-Bilderstellung
  • Transcription
  • Desktop Activity Minig
  • Robotic Process Automation

Weiter unten in diesem Beitrag sind diese genauer aufgeführt.

Genutzt wird diese Technologie hauptsächlich für Büroarbeiten. Das Büro kann jedoch auf der Baustelle oder in den eigenen vier Wänden liegen.

Aufnahme von Geschäftsprozessen zur Qualitätssteigerung

  • KI

Problemstellung

Geschäftsprozesse am Computer können in verschiedenen Unternehmen unterschiedlich aussehen. Jedoch kann derselbe Prozess in einem Unternehmen durch zwei Personen unterschiedlich ausgeführt werden. Ob eine Person den Prozess schneller und fehlerfrei beendet, kann nicht verifiziert werden.
Zudem ist meist niemanden bekannt:
Wie häufig ein Prozess am Computer ausgeführt wird,
noch wie lange man für einen Prozess braucht.

Es fängt schon damit an, dass der Geschäftsprozess, nicht dokumentiert ist.

Durch die Software Desktop Activity Mining werden Prozesse, ausgeführt am Computer, dokumentiert und analysiert. So werden Prozesse transparenter im Unternehmen geführt. Das Wissensmanagement im Unternehmen wird leichter aufgebaut und automatisch verbessert. Den größten Vorteil zeigt die Software, wenn die aufgezeichneten Prozesse in eine Prozessautomation überführt werden. So können monotone und repetitive Prozessaufgaben von einer Maschine übernommen werden.

Desktop Activity Mining ist eine Software die im Hintergrund läuft und so die Schritte der Nutzer:in aufzeichnet.

Die Software kann auf jedem Computer im Hintergrund laufen. Am effektivsten kann die Software dort eingesetzt werden, wo die Personen routinierte Aufgaben ausführen.

Automation von Geschäftsprozessen (RPA)

Problemstellung

Die kleinen Aufgaben am Computer nehmen in Summe viel Zeit ein. Es sind monotone und damit fehleranfällige Aufgaben. Für diese routinierten Aufgaben werden meist mehrere Programme geöffnet, nur um Übertragungen zu machen. Wegen einer fehlenden Schnittstelle zwischen den Programmen muss die Übertragung von einem:r Mitarbeiter:in übernommen werden.

Der Vorteil zeigt sich nicht nur bei der Skalierung auf das gesamte Unternehmen. Denn auch bei einer Person können bei routinierten Aufgaben Fehler anfallen. Wenn ein Programm diese Aufgaben übernimmt, können so diese Fehler vermieden werden. Der größte Vorteil ist jedoch die Zeiteinsparung, wenn man die Software auf das gesamte Unternehmen anwendet. So können mehrer Stunden pro Monat eingespart werden und die Mitarbeiter:innen können sich produktiveren Aufgaben widmen. Mithilfe des Desktop Acitivity Minings erspart man sich sogar die aufwendige Programmierung über die verschiedenen Software Schnittstellen. So können auch nicht Programmierer diese RPA-Software konfigurieren.

Die eingesetzte Software heißt Robotic Process Automation und kann entweder auf einem Server laufen oder auf dem Computer.

Die Software kann überall da eingesetzt werden, wo Prozesse automatisiert werden können.

Buchstaben Erkennung (OCR) bei eingescannten Dokumenten

Problemstellung

Häufig steht das mittelständische Unternehmen vor dem Problem sich nicht zu digitalisieren, da die Rechnungen und Lieferscheine per Post zugeschickt werden. Das nimmt nicht nur viel Platz im Unternehmen ein, sondern erschwert auch die schnelle Suche danach. Einige Unternehmen scannen bereits die Papiere ein und legen diese digital ab. Doch müssen die Scans in den Ordnerstrukturen suchen, als ob man in Aktenordnern suchen würde. Der Computer kann nämlich die eingescannten Dokumente nicht verarbeiten. Genauso wenig kann der:die Mitarbeiter:in Inhalte aus den Dokumenten herauskopieren. Das erschwert das Arbeiten mit den Dokumenten und eine Digitalisierung in diesem Bereich scheint sinnlos.

Mithilfe dieses Programms (OCR) erkennt der Computer die einzelnen Buchstaben und Zahlen. So können auch die digitalen Dokumente verarbeitet werden. Damit verschwindet die Mediengrenze zwischen Papier und Dokument. Das Dokument kann zum einen durch eine Volltextsuche gefunden werden. Also einer Suche nach den Begriffen in dem Dokument und der:die Mitarbeiter:in kann sich Textpassagen oder sogar Geldbeträge fehlerfrei herauskopieren. Tippfehler werden so vermieden. Zudem kann Excel mithilfe von OCR die Struktur aus der Rechnung in der Excel-Tabelle abbilden, sodass eine identische elektronische Kopie erstellt wird. Es können auch größere Tabellen abfotografiert werden, mit langen Artikelnummern, welche dann fehlerfrei übernommen werden.

Für diese Technologie ist nur ein Scanner oder eine Smartphone Kamera mit hoher Auflösung notwendig. Die OCR-Software ist unteranderem in Excel vom MS-Office Paket 365 integriert.

Es kann zur Digitalisierung der bisherigen Unternehmensarchive genutzt werden oder die Software wird im laufenden Betrieb genutzt, um einkommende Rechnungen, Lieferscheine etc. einzuscannen.

Automatische Transkription von Gesprächen

Problemstellung

Ein:e Protokollant:in für ein größeres Meetinggespräch ist schwer zu finden. Dazu noch jedes Detail aufnehmen, ist nahezu unmöglich. Meist werden nur Stichpunkte gemeinsam festgelegt, was den Redefluss unterbricht. Oder abseits des Meetings möchte man auf der Baustelle oder im Auto eine kurze Anmerkung notieren. Dies ist auf der Baustelle nur bedingt möglich, am Lenkrad jedoch gänzlich verboten.

Der größte Vorteil ist, dass jedes Gespräch in schriftlicher Form vorhanden sein wird. So können lange Gespräche in Textform schnell durchsucht werden. Eine Zusatzfunktion ermöglicht es nach Gesprächpartner:innen zu unterscheiden. Dies hat den Vorteil, dass Aussagen, wie eine Auftragsbestätigung, zuzuordnen sind. Aber auch im erweiterten Feld kann Transcription eingesetzt werden. E-Mails können mündlich verfasst werden oder bei Videos können automatische Untertitel erstellt werden. So können Gehörlose stärker in den Beruf integriert werden.

Um eine reibungslose Audioaufnahme zu gewährleisten sind gute Mikrophone notwendig. Die eigentliche Transcription geschieht über eine Software.

Die Software zeigt das größte Potenzial in Meetings, aber auch im Auto oder auf der Baustelle kann diese Software eingesetzt werden.

Automatische Analysen

Problemstellung

Für aufwendige und schnell verständliche Grafiken müssen mehrere Stunden investiert werden. Das steht im Konflikt mit der Aktualität der Daten. Im besten Falle müssen die Daten aus dem System gezogen werden, wenn die Grafik gebraucht wird. Da bleibt auch wenig Zeit für neue noch aufwendigere Diagramme. Wenn nun durch Big Data deutlich mehr Daten anfallen, ist nicht nur Excel überfordert. Herauszufinden welche Daten wie zusammenhängen oder wo sich Ausreißer abzeichnen, ist für eine Person mit großem Aufwand verbunden.

Mithilfe der automatischen Analyse müssen die Datensätze nur hochgeladen werden. Das nimmt die meiste Zeit in Anspruch. Danach können verschiedene Grafiken heruntergeladen werden. Die später in der Präsentation platziert werden. Es nimmt kaum Zeit in Anspruch und die Anzahl an möglichen Grafiken ist erschlagend. Ein weiterer Vorteil dieses Werkzeugs ist, dass auch eigene Grafiken erstellt werden können. Die künstliche Intelligenz unterstützt im Hintergrund.

Die Software kann automatisch Anomalien und Gruppierungen erkennen. Die Software entscheidet von selbst, wie diese Anomalien oder Gruppierungen dargestellt werden.

Im Controlling kann dieses Werkzeug für Geschäftsberichte eingesetzt werden. Aber auch für Prognosen erweist sich die Software sehr nützlich. Diese kann anhand der vorherigen Daten eine gewisse Prognose erstellt werden.

KI – Bilderstellung

Problemstellung

Ein Bild von nichts heraus zu erstellen, fällt keinem leicht. Aber auch wenn man weiß, was man haben will, ist der perfekte Schnappschuss teuer oder noch nicht geschoßen. Im Marketing müssen die Bilder kostengünstig, vorhanden und so gut wie möglich zur Kampagne passen.

Eine Erstellung von Bildern aus dem Nichts ist ein kleiner Vorteil dieser Software. Ein Großer ist jedoch die Inspiration zu Bildern bei einer Blockade. Durch die simple Art diese Bilder zu erstellen kann mit wenig kognitiver Leistung diese Blockade gelöst werden.

Um dies zu realisieren werden drei Sachen kombiniert. Es wird die eine Mustererkennung verwendet. Durch das Muster wird eine Bild Datenbank durchsucht. Dieses Bild wird mithilfe einer künstlichen Intelligenz in das Bild platziert und an den Hintergrund angepasst.

Den größten Einsatzbereich findet die KI im Marketing.

Jedoch ist die Erstellung so schnell und einfach, dass Personen in der Geschäftsleitung, dieses Tool zum Erstentwurf von Logos nutzen können.

Rechnungseingangsautomatisierung durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz im Büro

Problemstellung

Der Prozess der Rechnungseingangsverarbeitung ist nicht nur zeitraubend für die Mitarbeiter:innen, sondern auch durch streng manuelle Bearbeitung geprägt. Die Herausforderung besteht darin, dass Rechnungen analog per Post und per Mail in unterschiedlichen Formaten im Unternehmen eingehen. Die Rechnungsdaten müssen erst einmal strukturiert und manuell ins Warenwirtschaftssystem zur weiteren Verarbeitung übertragen werden.

Durch die Prozessautomatisierung werden die Mitarbeiter von repetitiven Tätigkeiten entlastet. Zudem werden Übertragungsfehler durch manuelles Abtippen vermieden und die Verarbeitung der Rechnungen kann schneller vonstattengehen. Dies spart Kosten und steigert die Effizienz.

Durch den Einsatz von OCR (Optical Character Recognition) werden die Rechnungsdaten digitalisiert und zur Verarbeitung bereitgestellt. OCR bietet damit die Grundlage für die weitere Prozessautomatisierung. Mittels Künstlicher Intelligenz werden die digitalisierten Daten extrahiert und durch Softwareroboter, auch RPA (Robotic Process Automation) genannt, automatisiert ins Warenwirtschaftssystem übertragen.

OCR wird u.a. als Grundlage für Dokumentenmanagementsysteme genutzt, um eine Weiterverarbeitung und Automatisierung von Papierschriftstücken, wie Rechnungen oder Lieferscheine, zu ermöglichen. RPA eignet sich besonders bei wiederholenden Routinetätigkeiten, wie z.B. im Bereich des Rechnungswesens oder der Kundenverwaltung.