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Digitale Werkzeuge zur betrieblichen Prozessoptimierung: Effizienzsteigerung bei der Informations- und Datenverarbeitung durch die EinfĂŒhrung einer ERP-Software im produktionsnahen Handwerk - Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum SaarbrĂŒcken - Mittelstandszentrum fĂŒr Industrie 4.0 im Saarland

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Das Unternehmen

Die Tortechnik Hirtz GmbH & Co. KG mit Sitz in Überherrn ist Spezialist fĂŒr industrielle und gewerbliche TĂŒr- und Torsysteme und betreibt Reparatur, Wartung sowie Lieferung und Montage von TĂŒren, Industre- und Brandschutztoren sowie Schrankenanlagen.

Projektablauf

FĂŒr die DurchfĂŒhrung des Projekts wurde in Zusammenarbeit mit dem Unternehmen eine ganzheitliche und auf die Bedarfe des Unternehmens zugeschnittene ERP-Lösung gewĂ€hlt, beschafft, installiert, eingefĂŒhrt und in die Ablaufprozesse des Unternehmens integriert.

Projektstatus

Planungsphase 100%
DurchfĂŒhrungsphase 100%
Abschlussphase 50%

Vorgehen

  • Herausforderung

    Welches Problem sollte gelöst werden?

    Die Frage nach Optimierungsmöglichkeiten im Hinblick auf die betrieblichen Ablaufprozesse beschĂ€ftigt viele Unternehmen, auch die Tortechnik Hirtz GmbH & Co. KG. Das Unternehmen ist spezialisiert auf industrielle und gewerbliche TĂŒr- und Torsysteme. Vor allen Dingen die Arbeitsorganisation sowie die Kommunikation zwischen BĂŒro und Baustelle sollten mithilfe digitaler Technologien verbessert und gesteuert werden. Zudem sollten diese Ablaufprozesse miteinander vernetzt und die Mitarbeiter stĂ€rker in die UnternehmensaktivitĂ€ten integriert werden. Die Qualifikation der Mitarbeiter fĂŒr den souverĂ€nen Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln (z.B. Smartphone oder Tablet als DatenerfassungsgerĂ€t) stellt dabei eine Grundvoraussetzung dar und wurde auch wĂ€hrend der gesamten Projektlaufzeit in Form von praxisnahen Übungen priorisiert behandelt.

  • Analyse

    Welche Informationen wurden betrachtet?

    Zu Beginn des Vorhabens wurden die bestehenden Prozesse im Unternehmen analysiert und konkrete Optimierungsmöglichkeiten in Zusammenarbeit mit allen Mitarbeitern evaluiert. Daraus ergab sich eine PrioritĂ€tenliste, deren Inhalte und AblĂ€ufe dann genauer definiert wurden. Man einigte sich im ersten Schritt auf die Umstellung der Zeiterfassung von analog auf digital. DarĂŒber hinaus war dem Unternehmen wichtig, eine Lösung zu implementieren, die ĂŒber die reine Zeiterfassung hinaus in der Lage ist weitere Bereiche, wie z.B. digitales Melde- oder Formularwesen, abzubilden.

    Analyse

  • Konzept

    Wie wurde das Problem angegangen?

    Im Zuge der EinfĂŒhrung der digitalen Zeiterfassung im Unternehmen wurden zuerst „Mitschreibepakete“ definiert, auf die die Mitarbeiter ihre Zeiten buchen sollten. Im weiteren Verlauf wurden diese in der Software konfiguriert und den Mitarbeitern dann auf ihren mobilen EndgerĂ€ten zur VerfĂŒgung gestellt. Vor der erstmaligen Nutzung wurden die Mitarbeiter vor Ort in Form eines Grundlagenseminars in der Anwendung der Software entsprechend geschult. Im weiteren Projektverlauf fanden kontinuierliche Reflexionsphasen statt. So konnten Fehler erkannt und minimiert sowie Optimierungspotenzial identifiziert und umgesetzt werden.

  • Validierung

    Wie wurde das Konzept abgesichert?

    Auf Grund der direkten Umsetzung aller Maßnahmen in den Tagesablauf des Unternehmens vor allen Dingen in Zusammenarbeit mit den kaufmĂ€nnischen und gewerblichen Mitarbeitern, kam direktes Feedback, ÄnderungswĂŒnsche und Verbesserungsideen, die sehr zeitnah in die Tat umgesetzt wurden. Somit fand sozusagen eine direkte „on-the-fly-Validierung“ mit den Mitarbeitern statt.

    Validierung

  • Ergebnis

    Welche Lösungen wurden erzielt?

    Digitale Zeiterfassung, digitales Melde- und Formularwesen sowie allgemeines Workflow-Management – durch die EinfĂŒhrung, Anwendung und Etablierung der genannten digitalen Tools in den betrieblichen Alltag entstanden diverse organisatorische VerĂ€nderungen im Unternehmen. Damit einhergehend ergab sich ein erhöhter Kommunikationsbedarf innerhalb der gesamten Belegschaft. Die Maßnahmen im Bereich der Digitalisierung wurden von den Mitarbeitern jedoch sehr gut angenommen und die Bereitschaft signalisiert, die EinfĂŒhrung weiterer digitaler Werkzeuge mitzugestalten sowie deren Wirkung zu bewerten und ggfs. nach zu justieren. Die bisher umgesetzten Maßnahmen fĂŒhrten bereits zu einer signifikanten Steigerung der InformationsgĂŒte und -geschwindigkeit sowie einer Effizienzsteigerung bei der Informations- und Datenverarbeitung.

    Verbesserungen aus wirtschaftlicher Sicht
    Durch die allgemeine Standardisierung der Organisation und der Prozesse im Unternehmen wurden Fehlerquellen minimiert, Zeit eingespart und dementsprechend finanzielle Mittel geschont. Optimierte Lagerverwaltung, verbesserte Kommunikation, verbesserte Kundenpflege, Zentralisierung, etc. – Langfristig gesehen wirkt sich die ERP-Software aus betriebswirtschaftlicher Sicht positiv auf die Effizienz und dadurch auf den Unternehmenserfolg aus. Die Kennzahlen des Unternehmens sind omniprĂ€sent und so können wichtige Entscheidungen auf einer ganz neuen Basis getroffen und auch entsprechend begrĂŒndet werden.

Fundierte, praxisorientierte Analyse

Bedarfsorientierte, ganzheitliche Softwarelösung

Integration aller Mitarbeiter in den VerÀnderungsprozess

Fachliche Begleitung bei der Umsetzung

Andere Projektbiespiele

Expertensystem zur Kennzeichnung von Materialien im Sondermaschienenbau

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